CONTEXTE
Le Gouvernement de la République du Bénin a opté pour une nouvelle opération sur la cohésion sociale, avec l’appui de la Banque mondiale à travers le Projet de Cohésion Sociale des régions Nord du Golfe de Guinée (COSO), qui regroupe le Bénin, la Côte d'Ivoire, le Ghana et le Togo. Il est placé sous la tutelle du Secrétariat Général de la Présidence de la République.
Ce projet, dont l’objectif de développement est d’améliorer la collaboration régionale et la résilience socio-économique et climatique des communautés frontalières dans les régions cibles du nord des pays du golfe de Guinée exposées aux conflits et aux risques climatiques est en lien avec les objectifs spécifiques du Plan National de Développement (PND) 2018-2025 relatifs aux axes :
- développer un capital humain sain, compétent et compétitif;
- accroître durablement la productivité et la compétitivité économiques;
- assurer la gestion durable du cadre de vie, de l'environnement et l'émergence de pôles de développement régionaux; et
- consolider l'État de droit et la bonne gouvernance.
Le projet s'inscrit également dans la perspective de l’atteinte des objectifs du Programme d'Action du Gouvernement (2021-2026) à travers ses trois piliers :
- renforcer la démocratie, l'État de droit et la bonne gouvernance ;
- poursuivre la transformation structurelle de l’économie ; et c) accroître durablement le bien-être social des populations.
La phase actuelle du projet a une durée de cinq (05) ans et sera mis en œuvre à travers cinq (5) composantes à savoir :
- Composante 1 : Investir dans la résilience et l'inclusion des communautés,
- Composante 2 : Renforcement des fondations et des capacités pour des communautés inclusives et résilientes,
- Composante 3 : Plateforme de coordination régionale et dialogue,
- Composante 4 : Gestion de projet et
- Composante 5 : Composante d'intervention d'urgence.
La gestion du projet est assurée par le Secrétariat Technique à la Coordination du Projet de Cohésion Sociale (SETCO) composé d’un personnel de plusieurs compétences et spécialités et comprend deux (02) Unités Régionales pour le Borgou-Alibori et l’Atacora-Donga.
Le Coordonnateur du COSO, lance le présent avis de recrutement en vue de la sélection d’un(e) Spécialiste en passation des Marchés (SPM).
LOCALISATION DU POSTE
Le poste du (de la) Spécialiste en Passation des Marchés du projet COSO est basé au siège du Secrétariat Technique à la Coordination (SETCO) du COSO situé à Cotonou avec de fréquents déplacements dans les zones d’intervention du projet notamment les Départements de l’Alibori, de l’Atacora, du Borgou et de la Donga.
MISSION
Sous la supervision hiérarchique et l’autorité fonctionnelle du Coordonnateur du Projet COSO, le/la Spécialiste en Passation des Marchés est responsable de l’ensemble des activités de passation des marchés du projet et entretient des liens fonctionnels avec les autres membres du SETCO.
PRINCIPALES RESPONSABILITES ET TACHES
Sous l’autorité et la supervision du Coordonnateur du projet, le/la Spécialiste en Passation des Marchés (SPM) sera responsable de la mise en œuvre du processus d’acquisition et de l’application du plan de passation des marchés du projet, conformément aux règles et procédures de la Banque Mondiale. Le/la SPM aura pour mandat de :
- mettre sur pied la fonction de passation des marchés au niveau du projet, comprenant
- (i) la planification des opérations de passation des marchés par le biais du STEP,
- (ii) le suivi de l’avancement,
- (iii) l’analyse des écarts entre les réalisations et le plan de passation des marchés du projet COSO,
- contribuer à la mise en place/mise à jour des instruments de base de la passation de marchés dans le respect strict des procédures de la Banque mondiale (manuel de passation des marchés et documents de gestion des marchés conformes aux exigences du manuel d’exécution du projet),
- assurer la qualité du processus de passation des marchés des activités financées par le projet COSO,
- mettre en place des outils de gestion des marchés adaptés aux besoins du projet, dont le plan annuel de passation des marchés et sa mise à jour périodiquement,
- soutenir les bureaux régionaux dans les activités de passation de marché,
- travailler en équipe avec les responsables techniques du SETCO dans la mise en œuvre des activités de passation des marchés,
- développer des mécanismes de suivi de l’exécution des contrats, des procédures et pratiques nécessaires à la transparence, l’intégrité et la traçabilité du système de passation des marchés, notamment la publicité et le système de classement.
Le/la Spécialiste en Passation des Marchés est :
- responsable de la mise en place d’un système de gestion de la passation des marchés comprenant
- (i) la planification des opérations de passation des marchés,
- (ii) le suivi de l’avancement,
- (iii) l’analyse des écarts entre les réalisations et le plan de passation des marchés. Le dispositif de passation de marchés à mettre en place sera intégré dans le système informatique intégré de gestion fiduciaire mis en place.
- responsable de la qualité de l’ensemble du processus d’acquisition, et plus précisément de ce qui suit :
- le suivi auprès des services techniques bénéficiaires de l’acquisition ou de l’unité d’Exécution du projet de la préparation et la finalisation des termes de référence (TdR), pour les acquisitions de service de consultant, et des spécifications techniques des fournitures et travaux,
- le contrôle qualité des dossiers d’appel d’offres, et des demandes de propositions (suivant les modèles fournis par l’IDA) préparés par les experts techniques, et assurer leur transmission/vente selon le cas,
- le lancement des appels d’offres (le cas échéant aux avis à manifestation d’intérêt ou présélection), selon les modes convenus dans le(s) accord(s) de crédit ou de don,
- la bonne gestion des appels d’offres en cours,
- la fourniture des conseils et le contrôle qualité des rapports d’ouverture des offres et propositions reçues, préparés par les experts techniques, au cours des séances publiques d’ouverture des plis,
- le contrôle qualité des rapports d’ouverture de plis et d’évaluation des offres à signer conjointement par les autres membres désignés de ces commissions,
- la fourniture à la Banque mondiale et du Contrôle National de toutes informations relatives aux acquisitions notamment celles liées à l’obtention des non objections de la Banque mondiale et du Contrôle National,
- assister les experts techniques dans la préparation des contrats, après l’obtention des avis de non objection si c’est requis, et veiller à leurs signatures par les personnes habilitées à le faire, et,
- concevoir et mettre en place une base de données fournisseurs, et développer des statistiques de gestion qui permettront à la Banque mondiale de mesurer le niveau de performance de l’équipe chargée de la passation des marchés,
- chargé(e) de planifier, préparer et coordonner le calendrier d’acquisition des services de consultants, de fournitures et travaux pour le projet,
- responsable de l’établissement de tous les rapports d’activités prescrits par le manuel des procédures d’acquisition du SETCO, mais également de tout autre rapport que la Banque mondiale pourrait demander dans le cadre de l’exécution du projet,
- responsable de la mise en place d’un système de classement des dossiers de passation des marchés qui inclura pour chaque marché tous les documents relatifs à ce marché y compris les documents relatifs aux paiements, en vue de permettre toute revue a posteriori de la Banque mondiale ou audit externe de la passation des marchés,
- assurer régulièrement l’introduction des documents de passation de marchés dans le STEP et au besoin fournir les données indispensables à la mise à jour du SIGMAP qui est la plateforme des marchés publics du Bénin,
- contribuer au processus d’amélioration permanente des solutions pour les aspects passation des marchés et fournir des inputs pour les manuels correspondants,
- exécuter toutes tâches à lui confiées par le Coordonnateur du projet en relation avec les tâches définies dans les présents TdR.
Dans sa mission au sein de l’équipe, le/la Spécialiste en Passation de Marchés apportera un conseil utile à tous les membres de l’équipe dans :
- la phase d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et de proposition d’attribution du marché,
- l’assistance à la réponse aux demandes de clarification des soumissionnaires,
- la réponse aux commentaires de la Banque mondiale et de tout autre bailleur de fonds,
- les propositions de solution alternative lorsqu’un problème de passation des marchés ne peut être résolu à l’interne,
- l’examen de toute correspondance arrivée ou départ concernant la passation des marchés afin de s’assurer que le courrier a reçu le traitement adéquat dans le parfait respect des règles, et
- l’interprétation des clauses du contrat en cas de différend pendant l’exécution du contrat.
Afin d’éviter les situations potentielles de conflit d’intérêt qui pourraient ne pas lui permettre de donner un avis objectif dans le seul intérêt du client (incompatibilités avec certaines fonctions d’exécution), le/la Spécialiste en Passation des Marchés:
- ne sera pas membre de la Commission d’Evaluation, ni de la Commission des Marchés auxquelles il/elle apporte un conseil utile pour le respect des règles ; il/elle pourrait cependant assurer le secrétariat de la Commission des Marchés,
- ne devra pas participer aux opérations d’exécution du marché notamment
- (i) les réceptions de qualité ou de quantité et
- (ii) le paiement ; il/elle apportera un éclairage en cas de contentieux dans l’interprétation des clauses du contrat, et
- ne devra pas être dans une position de gestionnaire comptable de matières.
EVALUATION DES PERFORMANCES DU SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHES
L’évaluation de la performance du Spécialiste en Passation des marchés est faite entre autres sur la base des critères ci-après :
- taux d’exécution global du budget du projet,
- taux d’exécution du Plan Annuel de Travail Budgétisé,
- notation donnée au projet par la Banque mondiale en matière de passation des marchés,
- le respect des chronogrammes de passation de marchés des différentes activités.
PROFIL DU OU DE LA SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHES
Le poste de Spécialiste en Passation des Marchés du projet COSO est ouvert à tous les candidat(e)s remplissant les conditions ci-après.
- avoir un diplôme supérieur (BAC + 4) en Droit Commercial, Ingénierie, Finances Publiques, Administration Publique, Gestion ou équivalent,
- justifier d’une expérience pertinente en passation des marchés, au moins 5 années d’expérience ou toute fonction équivalente ou fournir une justification appropriée de ses compétences/aptitudes à assumer les fonctions dévolues au Spécialiste en Passation des Marchés,
- avoir conduit les cinq (05) dernières années au moins deux (02) missions similaires,
- avoir une connaissance de la gestion des projets/programmes de développement financés par les partenaires techniques et financiers extérieurs, notamment la Banque mondiale, la BAD, l’AFD, etc.,
- avoir une connaissance et maîtriser des logiciels de suivi des marchés usuels (STEP, SIGMAP, etc.) et du système informatisé de gestion adaptée aux projets de développement similaires constituerait un avantage,
- avoir une capacité en analyse financière, en communication et en rédaction des rapports financiers et de passation des marchés,
- avoir une grande capacité d’apprentissage et d’adaptation,
- maîtriser parfaitement le français (oral et écrit, langue) exigée, une connaissance en anglais serait un avantage,
- avoir une bonne capacité de résolution des problèmes liés à la passation des marchés, et administration des contrats de marchés publics.
DUREE DU CONTRAT ET LIEU DU TRAVAIL
La durée du contrat sera de deux (02) ans, renouvelable par reconduction sous réserve de l’évaluation annuelle satisfaisante de ses performances et des besoins opérationnels et ce jusqu’à la fin du projet, après une période probatoire de six (6) mois au cours de la première année.
CONDITIONS D’EMPLOI
Le (la) candidat(e) retenu(e) aura un statut de consultant. Le Consultant sera sélectionné en accord avec les procédures définies dans le « Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement de Projets (FPI) » de juillet 2016, révisé en novembre 2017, août 2018 et novembre 2020.
Il reste entendu que le recrutement d’un candidat fonctionnaire doit satisfaire aux dispositions de la clause 3.23 d) du « Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement de Projets (FPI) » de juillet 2016, révisé en novembre 2017, août 2018 et novembre 2020, qui précisent que les représentants du gouvernement et les fonctionnaires du pays de l’Emprunteur peuvent être engagés pour des marchés portant sur des services de conseil, à titre individuel ou en tant que membres de l’équipe d’experts d’un bureau de consultants uniquement lorsque (i) leurs services sont d’un caractère unique et exceptionnel, ou leur participation est indispensable à l’exécution du projet ; (ii) leur engagement ne créera pas de conflit d’intérêts ; et (iii) leur engagement n’enfreint aucune loi, règlementation ou politique de l’Emprunteur.
CONFLIT D’INTERET
Les candidat(e)s doivent être exempts de tout risque de conflits d’intérêt, c’est-à-dire ne pas être propriétaire ou être partie prenante dans des entreprises susceptibles d’être intéressées par les appels d’offres et les consultations qui résulteront des contrats financés par le Projet.
Le SETCO se réserve le droit de ne pas donner suite à l’avis de recrutement, sans préjudice aucun.
COMPOSITION DU DOSSIER DE CANDIDATURE
Les candidat (e)s intéressé (e)s par cette offre devront soumettre un dossier de candidature en langue française comprenant :
- une lettre de motivation signée du/de la candidat (e) adressée au Coordonnateur du Projet de Cohésion Sociale des Régions Nord du Golfe de Guinée (SETCO),
- une photocopie de l’extrait du casier judiciaire datant de moins de trois (03) mois,
- un Curriculum Vitae (CV) détaillé et présentant au mieux l'expérience du (de la) candidat (e) pour la fonction avec des références précises,
- les copies légalisées des attestations de travail, certificats de formations ou autres pour les déclarations figurant dans le CV,
- une copie certifiée conforme du ou des diplômes requis.
DEPOT DE DOSSIER
Les dossiers de candidature (un original et deux copies) devront être présentés comme suit :
- une en version physique sous plis fermé à déposer au Secrétariat Technique à la Coordination (SETCO)
- Projet de Cohésion Sociale des Régions Nord du Golfe de Guinée (COSO)
- Quartier « Les Cocotiers », Haie Vive Cotonou
- Bâtiment situé à la Parcelle, Lot 665, Rue 12.253, Porte 13 (Rue en face de la Clinique SEZO située à côté du Restaurant LE TERANGA, deuxième maison à étage à droite dans la rue)
- l'autre en version numérique (à transmettre par mail à l'adresse suivante) : setco.coso@presidence.bj
Les deux versions devront porter la mention « Confidentiel - Candidature au poste de Spécialiste en Passation des Marchés du Projet de Cohésion Sociale des Régions Nord du Golfe de Guinée (COSO) » et parvenir au plus tard au SETCO le 18 septembre 2023 à 12 heures 00 minute.
SELECTION
Le processus de sélection se fera en trois (3) étapes qui sont :
- la présélection des candidats sur étude de dossiers en vue de l’établissement d’une liste restreinte des candidats les plus qualifiés pour la mission,
- la sélection du candidat qui interviendra après un entretien avec les candidats présélectionnés sur la liste restreinte approuvée par la Banque mondiale,
- la négociation du contrat avec le/la candidat (e) retenu (e) à l’issue de l’interview.
Le SETCO se réserve le droit de ne pas donner suite à l’avis de recrutement, sans préjudice aucun. Les femmes sont fortement encouragées à postuler.
NB : Seuls (es) les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la phase des entretiens de sélection. Les dossiers de candidature non retenus ne seront pas retournés.
Fait à Cotonou le
Dr Adamou MAMA SAMBO
Haut-Commissaire à la Sédentarisation des Eleveurs
Coordonnateur du Projet COSO